Kewajiban Sekretaris

Kewajiban Sekretaris

Kewajiban sekretaris karena jabatannya :

1.      Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.

2.      Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.

3.      Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.

4.      Mengetahui tentang tujuan organisasi.

Sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :

1.      Surat-menyurat (korespondensi).

2.      Mengetik dan stenografi.

3.      Pembukuan (accounting).

4.      Penggunaan peralatan kantor.

5.      Pengarsipan (filling).

6.      Human relations.

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :

1.      Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.

2.      Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.

3.      Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.

4.      Dapat bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.

5.      Mampu menyesuaikan kondisi.

6.      Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.

7.      Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.

8.      Inisiatif dan kreatif.

Agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :

1.      Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.

2.      Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.

3.      Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.

4.      Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.

5.      Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.

6.      Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.

7.      Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.

8.      Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.

9.      Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.

Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.      Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.

2.      Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.

3.      Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.

4.      Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.

5.      Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.

6.      Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.

7.      Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.

8.      Bekerja dalam kerangka suatu sistem.

Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :

1.      Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.

2.      Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.

3.      Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.

4.      Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.

5.      Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.

6.      Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.

Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :

1.      Memahami fungsi struktur organisasi.

2.      Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.

Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.

Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

11. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
12. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
13. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
14. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

Tugas pokok :

1.      Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.

2.      Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.

3.      Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.

4.      Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.

5.      Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.

6.      Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.

7.      Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.

8.      Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.

9.      Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

10.  Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

11.  Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.

12.  Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.

13.  Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

Klasifikasi tugas – tugas seorang sekretaris :

1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

Tugas sekretaris dalam rapat-rapat penting

Saat persiapan (perencanaan) :

1.      Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.

2.      Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).

3.      Pengaturan ruangan dan fasilitas

4.      Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.

Saat rapat berlangsung :

1.      Daftar tamu/hadir.

2.      Surat izin bagi yang berhalangan.

3.      Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).

4.      Keputusan rapat (kesimpulan).

5.      Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).

6.      Melakukan notulen.

7.      Menyimpan arsip-arsip.

Hal - hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :

1.      Pengaturan tempat duduk

2.      Alat-alat perlengkapan rakyat.

3.      Macam-macam rapat menurut tujuan dan sifatnya

Tugas sekretaris dalam bidang statistic, berupa :

1.      Tabel atau daftar, yakni susunan angka-angka dalam bentuk kolom-kolom dan daftar-daftar tertentu.

2.      Grafik garis, yakni bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam wujud garis.

3.      Diagram batang atau balok (histogram), yakni susunan angka-angka dalam bentuk balok.