Peran Sekretaris

Peran Sekretaris

Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

·         Peranan sekretaris terhadap atasan :

1.      Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

2.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

3.      Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

5.      Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

·         Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

1.      Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

2.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

3.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4.      Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

5.       Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Beberapa cara seorang sekretaris mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :

1.      Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.

2.      Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

3.      Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.

4.      Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

·         Peranan Sekretaris dalam Human Relations
Sikap-sikap yang sangat bermanfaat dalam human relation, yaitu :

1.      Bersikap sabar dan tenggang rasa terhadap pekerjaan dan permasalahan yang dihadapi.

2.      Saling pengertian.

3.      Tegas

4.      Obyektif

5.      Menghargai pendapat dan usul orang lain.

6.      Adil