Macam-macam Sekretaris

MACAM-MACAM SEKRETARIS

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya :

1. Sekretaris eksekutif. Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi. Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

Berdasarkan pendapat Wursanto (2006:2) :

1. Sekretaris Organisasi. Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,  business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas  atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.  Contoh sekretaris organisasi, yaitu  Sekretaris Jendral, Sekretaris Kabinet , Sekretaris Wilayah , Sekretaris Inspektorat Jendral, dan Sekretaris Yayasan 
2. Sekretaris Pribadi. Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
3. Sekretaris Pimpinan. Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya :

1. Sekretaris Junior. Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki  pengalaman, dapat juga berarti  masih berpangkat atau berkedudukan rendah,  atau baru  saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris. Misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
2.  Sekretaris Senior. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior  tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga   benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional.  Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat  menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.

Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) . Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan :

1.  Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) 
2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary) 
3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary)
4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)

Syarat Menjadi Seorang Sekretaris Profesional

SYARAT MENJADI SEORANG SEKRETARIS

Sekretaris profesional yang memegang peranan penting dalam  membantu  pimpinan menjalankan  tugasnya  dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya, jadi sangat amat penting syarat sekretaris.

Syarat Sekretaris Profesional Menurut Rosidah & Ambar Teguh Sulistiyani, yaitu :

           Berdasarkan Pengetahuan (Knowledge)

a.       Pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi.

b.      Pengetahuan yang berhubungan dengan bidan tugasnya, pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan.

c.       Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial.

Berdasarkan Keterampilan (Skill And Technic)

Sekretaris disamping dituntut mempunyai pengetahuan juga keterampilan menerapkan pengetahuannya untuk keterampilan kerja.

a.       Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

b.      Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

c.       Tata kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

d.      Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint.  Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

e.       Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

f.       Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

g.      Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

h.      Tata Krama Lingkungan Kerja

Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

i.        Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

j.        Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

k.      Keterampilan dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya.

 Berdasarkan Kepribadian (Personality)

Kepribadian yang memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyaratnya kepribadian lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya.

a.       Kepribadian Yang Dinamis

b.      Dewasa

c.       Penuh percaya diri

d.      Terbuka

e.       Penuhrasa tanggung jawab

f.       Loyalitas

g.      Sopan Santun

h.      Jujur

Penampilan (Good Looking)

Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang  dapat dilihat dari penampilannya. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.

Menurut Para Ahli

PENGERTIAN SEKRETARIS MENURUT PARA AHLI

1.      Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursula Ernawati 

Sekretaris adalah   seorang   profesional. Sebagai profesional,  Anda  diharapkan menampilkan  aneka  macam  tangungjawab tugas   kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

2.      Pengertian Sekretaris Menurut Hartiti  Hendarto & Tulus Haryono

Sekretaris adalah  orang  yang membantu  seseorang,  yaitu  pimpinan dalam  melaksanakan tugas  perkantoran.

3.      Pengertian Sekretaris Menurut Saiman

Sekretaris  adalah  orang  yang  mempunyai  tugas  yang  sangat berkaitan  dengan  kegiatan  tulis  menulis,  atau  kegiatan  catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

4.      Menurut Wursanto yang dikutip  Saiman (2002:25)

Sekretaris  adalah seorang pegawai yang  bertugas  membantu  pimpinan  kantor  dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

5.      Menurut Kamus Webster (Sutarto, 1997)

Sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.

6.      Menurut Fowler (1970)

Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.

7.      Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24) 

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang  kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya   mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan. 

8.      Menurut Gie dalam Saiman (2002:25) 

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat  termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. 

9.      Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Pengertian Sekretaris

PENGERTIAN

Pengertian sekretaris dalam Saiman (2002:24) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut :

Kata sekretaris berasal dari kata secret dalam bahasa Inggris yang artinya rahasia. Sedangkan dalam bahasa latin, sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia. Kata secretum berubah menjadi secretarius dalam bahasa Perancis yang berarti orang yang memegang rahasia. Kata secretarius berubah menjadi secretary dalam bahasa Inggris. Kata secretary berubah menjadi secretaries dalam bahasa Belanda. Dan kata secretaries berubah menjadi sekretaris dalam bahasa Indonesia.

Sekretaris adalah orang, pegawai atau karyawan yang diberikan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu perusahaan atau negara.

Definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau suatu perusahaan terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.