Macam-macam Sekretaris

MACAM-MACAM SEKRETARIS

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya :

1. Sekretaris eksekutif. Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi. Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

Berdasarkan pendapat Wursanto (2006:2) :

1. Sekretaris Organisasi. Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,  business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas  atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.  Contoh sekretaris organisasi, yaitu  Sekretaris Jendral, Sekretaris Kabinet , Sekretaris Wilayah , Sekretaris Inspektorat Jendral, dan Sekretaris Yayasan 
2. Sekretaris Pribadi. Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
3. Sekretaris Pimpinan. Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya :

1. Sekretaris Junior. Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki  pengalaman, dapat juga berarti  masih berpangkat atau berkedudukan rendah,  atau baru  saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris. Misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
2.  Sekretaris Senior. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior  tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga   benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional.  Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat  menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.

Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) . Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan :

1.  Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) 
2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary) 
3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary)
4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)