Syarat Menjadi Seorang Sekretaris Profesional

SYARAT MENJADI SEORANG SEKRETARIS

Sekretaris profesional yang memegang peranan penting dalam  membantu  pimpinan menjalankan  tugasnya  dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya, jadi sangat amat penting syarat sekretaris.

Syarat Sekretaris Profesional Menurut Rosidah & Ambar Teguh Sulistiyani, yaitu :

           Berdasarkan Pengetahuan (Knowledge)

a.       Pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi.

b.      Pengetahuan yang berhubungan dengan bidan tugasnya, pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan.

c.       Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial.

Berdasarkan Keterampilan (Skill And Technic)

Sekretaris disamping dituntut mempunyai pengetahuan juga keterampilan menerapkan pengetahuannya untuk keterampilan kerja.

a.       Kemampuan mengetik 10 jari

Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

b.      Korespondensi

Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

c.       Tata kearsipan

Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

d.      Komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint.  Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

e.       Komunikasi Efektif

Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

f.       Menerima dikte

Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

g.      Pengetahuan Bank dan kas kecil

Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

h.      Tata Krama Lingkungan Kerja

Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

i.        Bertelepon

Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

j.        Hubungan Antarpribadi

Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

k.      Keterampilan dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya.

 Berdasarkan Kepribadian (Personality)

Kepribadian yang memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyaratnya kepribadian lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya.

a.       Kepribadian Yang Dinamis

b.      Dewasa

c.       Penuh percaya diri

d.      Terbuka

e.       Penuhrasa tanggung jawab

f.       Loyalitas

g.      Sopan Santun

h.      Jujur

Penampilan (Good Looking)

Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang  dapat dilihat dari penampilannya. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.