Supervisi Seorang Sekretaris

Hubungan Kerja Atau Supervisi Seorang Sekretaris

·         Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.

·         Sekretaris Perusahaan membawahi :

1.      Kepala Bagian Hukum

2.      Kepala Bagian Humas & Sekretariat

3.      Kepala Bagian Manajemen Informasi

4.      Kepala Bagian Manajemen

Wewenang Seorang Sekretaris

Wewenang Seorang Sekretaris

1.      Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.

2.      Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan perusahaan.

3.      Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan suatu peraturan atau kebijakan.

4.      Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh Direksi.

5.      Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan, Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.

6.      Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan.

7.      Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan system manajemen mutu perusahaan.

8.      Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja sampai disahkan oleh Direksi.

9.      Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan system informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi Local Area Network dan pengaturan akses informasi.

10.  Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.

Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

1.      Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.

2.      Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.

3.      Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.

4.      Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.

5.      Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.

6.      Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.

7.      Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.

8.      Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.

9.      Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual Report tepat waktu.

10.  Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

11.  Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.

12.  Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.

13.  Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

Fungsi Seorang Sekretaris

Fungsi Seorang Sekretaris

1.      Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para
Stake Holder

2.      Penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hokum, pengelolaan kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Informasi Perusahaan.

Disiplin dan Kode Etik Perkantoran

Disiplin dan Kode Etik Perkantoran

Unsur-unsur kode etik perkantoran :

1.      Hukum, konstitusional, atau pranata (ketertiban).

2.      Struktur secara formal.

3.      Kaidah-kaidah organisasi.

4.      Sasaran dan tujuan.

5.      Latar belakang sejarah.

Macam – macam kegiatan dalam rangka melaksanakan disiplin sekretaris :

1.      Rencana kegiatan secara harian (rutin).

2.      Buku catatan kegiatan (buku harian).

3.      Sistem kearsipan.

4.      Jadwal kerja.

5.      Agenda kerja.

6.      Pengontrolan pengiriman surat-menyurat.