Tugas Sekretaris

Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

11. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
12. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
13. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
14. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

Tugas pokok :

1.      Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.

2.      Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.

3.      Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.

4.      Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.

5.      Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.

6.      Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.

7.      Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.

8.      Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.

9.      Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

10.  Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

11.  Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan.

12.  Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.

13.  Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

Klasifikasi tugas – tugas seorang sekretaris :

1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

Tugas sekretaris dalam rapat-rapat penting

Saat persiapan (perencanaan) :

1.      Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.

2.      Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).

3.      Pengaturan ruangan dan fasilitas

4.      Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.

Saat rapat berlangsung :

1.      Daftar tamu/hadir.

2.      Surat izin bagi yang berhalangan.

3.      Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).

4.      Keputusan rapat (kesimpulan).

5.      Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).

6.      Melakukan notulen.

7.      Menyimpan arsip-arsip.

Hal - hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :

1.      Pengaturan tempat duduk

2.      Alat-alat perlengkapan rakyat.

3.      Macam-macam rapat menurut tujuan dan sifatnya

Tugas sekretaris dalam bidang statistic, berupa :

1.      Tabel atau daftar, yakni susunan angka-angka dalam bentuk kolom-kolom dan daftar-daftar tertentu.

2.      Grafik garis, yakni bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam wujud garis.

3.      Diagram batang atau balok (histogram), yakni susunan angka-angka dalam bentuk balok.