Kewajiban Sekretaris

Kewajiban Sekretaris

Kewajiban sekretaris karena jabatannya :

1.      Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.

2.      Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.

3.      Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.

4.      Mengetahui tentang tujuan organisasi.

Sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :

1.      Surat-menyurat (korespondensi).

2.      Mengetik dan stenografi.

3.      Pembukuan (accounting).

4.      Penggunaan peralatan kantor.

5.      Pengarsipan (filling).

6.      Human relations.

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :

1.      Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.

2.      Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.

3.      Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.

4.      Dapat bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.

5.      Mampu menyesuaikan kondisi.

6.      Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.

7.      Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.

8.      Inisiatif dan kreatif.

Agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :

1.      Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.

2.      Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.

3.      Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.

4.      Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.

5.      Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.

6.      Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.

7.      Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.

8.      Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.

9.      Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.

Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.      Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.

2.      Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.

3.      Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.

4.      Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.

5.      Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.

6.      Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.

7.      Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.

8.      Bekerja dalam kerangka suatu sistem.

Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :

1.      Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.

2.      Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.

3.      Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.

4.      Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.

5.      Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.

6.      Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.

Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :

1.      Memahami fungsi struktur organisasi.

2.      Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.

Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.